SalesBuddy — Privacy Policy プライバシーポリシー — SalesBuddy

The Company considers the proper protection of personal information to be an important responsibility. This Privacy Policy explains how personal information is handled in the sales support AI service "SalesBuddy" (the "Service"). The Company handles personal information in accordance with the Personal Data Protection Act 2012 of Singapore (PDPA), Japan's Act on the Protection of Personal Information (APPI), and other applicable data protection laws, and in conjunction with the SalesBuddy Terms of Service. In case of any conflict regarding the handling of personal information, this Policy prevails. 当社は、個人情報を適切に保護することを重要な責務であると考えています。本プライバシーポリシーは、営業支援AIサービス「SalesBuddy」（以下「本サービス」といいます。）における個人情報の取扱いについて説明するものです。当社は、シンガポール個人情報保護法（PDPA）、日本の個人情報保護法（APPI）その他の適用あるデータ保護法令を遵守し、SalesBuddy 利用規約と一体として個人情報を取り扱います。個人情報の取扱いに関して本ポリシーと利用規約が抵触する場合は、本ポリシーが優先します。

1. Information We Collect 1. 取得する情報

The Service collects the following information: 本サービスは、以下の情報を取得します。

• Account / Registration Information: user name, email address, and other information reasonably required for registration.アカウント／登録情報：ユーザー名、メールアドレス、その他登録に合理的に必要な情報。
• Calendar Information (Google Calendar / Outlook Calendar): event titles, dates and times, details, and participants.カレンダー情報（Google カレンダー／Outlook カレンダー）：予定のタイトル、日時、詳細、参加者等。
• Slack Information: messages from authorized channels, user information, etc.Slack 情報：認可されたチャンネルのメッセージ、ユーザー情報等。
• Meeting Recordings and Transcripts: audio/video recordings and transcripts of online meetings (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams) that the user attends through the automatic-attendance function.会議の録音およびトランスクリプト：自動同席機能を通じてユーザーが参加するオンライン会議（Zoom、Google Meet、Microsoft Teams）の録音（音声／映像）および文字起こし。
• Meeting-Derived Content: structured meeting notes, executive summaries, infographics, client and deal cards, and sales pipeline / forecast data generated from meetings.会議由来コンテンツ：会議から生成される構造化議事録、エグゼクティブサマリ、インフォグラフィック、顧客カード・商談情報、営業パイプライン・予測データ。
• Service Usage Information: usage history, AI dialogue content, feature usage status, and user activity logs.サービス利用情報：利用履歴、AI との対話内容、機能の利用状況、ユーザーの活動ログ。
• Customer-Provided Information: settings, feedback, etc.お客様提供情報：設定情報、フィードバック等。

Note: Meeting recordings and transcripts may contain the personal data of other meeting participants who are not users of the Service. The handling of such data is described in Section 1-2 and Section 6. 注記：会議の録音およびトランスクリプトには、本サービスのユーザーでない会議参加者の個人データが含まれる場合があります。これらの取扱いは第1-2項および第6項に定めます。

1-2. Meeting Recording and Transcription 1-2. 会議の録音・文字起こし

The Service records and transcribes online meetings that the user attends through the automatic-attendance function. By using this function, the user consents to such recording and transcription. 本サービスは、自動同席機能を通じてユーザーが参加するオンライン会議を録音し、文字起こしを行います。ユーザーは、本機能の利用により、かかる録音および文字起こしに同意するものとします。

The user is responsible for obtaining the consent of all meeting participants to recording and transcription, prior to each meeting, in compliance with applicable laws and the policies of the relevant meeting platform. ユーザーは、各会議の開始前に、適用法令および当該会議プラットフォームのポリシーを遵守し、すべての会議参加者から録音および文字起こしについて同意を得る責任を負います。

Meeting participants who are not users of the Service may request deletion of their personal data contained in recordings and transcripts by contacting the Company at the address in Section 7. 本サービスのユーザーでない会議参加者は、録音およびトランスクリプトに含まれる自己の個人データの削除を、第7項の連絡先を通じて当社に請求することができます。

2. Purpose of Use 2. 利用目的

The collected information is used for the following purposes: 当社は、取得した情報を、以下の目的のために利用します。

• Providing sales support functions (meeting attendance, recording, and transcription).営業支援機能の提供（会議への同席、録音、文字起こし）。
• Generating structured meeting notes, executive summaries, and infographics.構造化議事録、エグゼクティブサマリ、インフォグラフィックの生成。
• Generating and managing client cards and deal information.顧客カードおよび商談情報の生成・管理。
• Providing cross-meeting AI search, dialogue, and analysis functions.全商談横断の AI 検索・対話・分析機能の提供。
• Sales pipeline management, win-probability assessment, forecasting, and KPI monitoring.営業パイプライン管理、受注確度判定、売上予測および KPI モニタリング。
• Operating, maintaining, and improving the Service, and customer support.本サービスの運営・保守・改善、およびカスタマーサポート。
• Statistical analysis related to sales support (after anonymization).営業支援に関する統計分析（匿名化後）。

Anonymized data may be used only for improving the Service and for statistical analysis, processed so that individuals and corporations cannot be identified. Your information is not used for AI/ML model training. 匿名化したデータは、個人および法人を識別できないよう処理したうえで、本サービスの改善および統計分析のためにのみ利用します。お客様の情報は、AI／機械学習モデルの学習には利用されません。

3. Third-Party Service Integration Policy 3. 第三者サービス連携に関する方針

The Service integrates with third-party services to provide its functionality. The Company's use of data from these services adheres to their respective policies and the following restrictions: 本サービスは、機能提供のため各種第三者サービスと連携しています。当社によるこれらのサービス由来データの利用は、各サービスの定めるポリシーおよび以下の制限に従います。

(1) Google API Services — Limited Use Disclosure （1）Google API サービスの利用について（Limited Use 開示）

SalesBuddy's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. SalesBuddy による Google APIs から取得した情報の利用および移転は、Limited Use 要件を含むGoogle API サービスのユーザーデータに関するポリシーに準拠します。

• Google user data is used only to the extent necessary to provide or improve user-facing features that are prominent in our application.Google ユーザーデータは、当社アプリケーションにおいてユーザーに明示された主要な機能を提供し、または改善するために必要な範囲でのみ利用します。
• Google user data is not transferred to others unless necessary to provide a user-facing feature, comply with applicable law, or as part of a merger, acquisition, or sale of assets with notice to users.Google ユーザーデータは、ユーザー向け機能の提供に必要な場合、適用法令の遵守に必要な場合、または当社の合併・買収・事業譲渡に伴いユーザーへの通知を行う場合を除き、第三者へ移転しません。
• Google user data is not used or transferred for advertising purposes.Google ユーザーデータを広告目的で利用または移転することはありません。
• Google user data is not used or transferred to determine creditworthiness or for lending purposes.Google ユーザーデータを信用力の判断または貸付目的で利用または移転することはありません。
• Google user data is not used or transferred for AI/ML model training or improvement.Google ユーザーデータを AI／機械学習モデルの学習または改善のために利用または移転することはありません。

Google user data is used solely to provide user-facing features of SalesBuddy. Where limited Google Calendar event metadata is processed by AI models to provide these features, such processing is performed for inference only via Google Vertex AI within the Company's Google Cloud environment; no Google user data is used to train or improve any AI/ML models, and no Google user data is sold or transferred to third parties for advertising or data-brokering purposes. Meeting transcription is performed by third-party transcription services, which receive only the meeting URL from Google user data; the meeting audio processed by these services is not data obtained from Google APIs. Google ユーザーデータは、SalesBuddy のユーザー向け機能の提供のみを目的として利用されます。機能提供のために Google カレンダーのイベント情報の一部を AI モデルで処理する場合、当該処理は当社の Google Cloud 環境内の Google Vertex AI による推論のみに限定され、Google ユーザーデータを AI／機械学習モデルの学習または改善に利用することはありません。また、Google ユーザーデータを広告目的またはデータ販売目的で第三者に販売または移転することもありません。会議の文字起こしは外部の文字起こしサービスにより行われますが、当該サービスが Google ユーザーデータから受け取るのは会議 URL のみであり、これらのサービスが処理する会議音声は Google APIs から取得したデータではありません。

For more information about Google's policies: Google のポリシーの詳細については、以下をご参照ください。

• Google API Services User Data Policy
• Google Workspace API User Data Policy

(2) Microsoft APIs (2) Microsoft APIs

We use user data obtained through Microsoft-provided APIs only to the extent necessary to provide or improve user-facing features in our application, in accordance with the following: 当社は、Microsoft が提供する API を通じて取得したユーザーデータを、ユーザーに明示された機能を提供し、または改善するために必要な範囲内でのみ利用し、以下の方針に従って取り扱います。

• Microsoft user data is used only to the extent necessary to provide or improve user-facing features that are prominent in our application.Microsoft ユーザーデータは、当社アプリケーションにおいてユーザーに明示された主要な機能を提供し、または改善するために必要な範囲でのみ利用します。
• Microsoft user data is not transferred to others unless necessary to provide a user-facing feature, comply with applicable law, or as part of a merger, acquisition, or sale of assets with notice to users.Microsoft ユーザーデータは、ユーザー向け機能の提供に必要な場合、適用法令の遵守に必要な場合、または当社の合併・買収・事業譲渡に伴いユーザーへの通知を行う場合を除き、第三者へ移転しません。
• Microsoft user data is not used or transferred for advertising purposes.Microsoft ユーザーデータを広告目的で利用または移転することはありません。
• Microsoft user data is not used or transferred to determine creditworthiness or for lending purposes.Microsoft ユーザーデータを信用力の判断または貸付目的で利用または移転することはありません。
• Microsoft user data is not used or transferred for AI/ML model training or improvement.Microsoft ユーザーデータを AI／機械学習モデルの学習または改善のために利用または移転することはありません。

Specific usage: Outlook calendar information, accessed via the Microsoft Graph API, is used solely for meeting schedule integration and preparation reminders. Microsoft Teams meetings are recorded and transcribed only via the automatic-attendance function described in Section 1-2. 具体的な利用目的：Outlook カレンダー情報は、Microsoft Graph API を通じて取得し、会議予定の連携および事前リマインドのためにのみ利用されます。Microsoft Teams の会議は、第1-2項に定める自動同席機能を通じてのみ録音・文字起こしされます。

For more information about Microsoft's policies: Microsoft のポリシーの詳細については、以下をご参照ください。

• Microsoft APIs Terms of Use

(3) Zoom (3) Zoom

The Service does not retrieve account or profile data from Zoom via the Zoom API. To allow the meeting-attendance bot to join and record Zoom meetings (Section 1-2), authorization through a Zoom Marketplace app is required. This authorization is used solely to enable the bot to attend the meeting for recording and transcription; the Company does not use Zoom data for advertising, creditworthiness, lending, or AI/ML model training purposes. 本サービスは、Zoom API を通じて Zoom のアカウント情報やプロフィールデータを取得しません。会議同席ボットが Zoom 会議に参加して録音を行う（第1-2項）ために、Zoom Marketplace アプリによる承認が必要となります。当該承認は、ボットが録音・文字起こしのために会議に参加することを可能にする目的にのみ用いられ、当社は Zoom 由来のデータを広告、信用力判断、貸付、または AI／機械学習モデルの学習の目的で利用しません。

• Zoom Privacy Statement

4. Data Storage and Retention 4. データの保管および保存期間

• Collected data is securely stored in a Google Cloud Platform (GCP) region in Japan.取得したデータは、Google Cloud Platform（GCP）の日本リージョンにおいて安全に保管されます。
• Data is retained during the service contract period. Upon termination, the Company deletes user data within ninety (90) days, unless a longer retention period is required by applicable law.データはサービス契約期間中保管されます。契約終了後、当社は、適用法令によりより長い保存期間が求められる場合を除き、90日以内にユーザーデータを削除します。
• Meeting recordings and transcripts are stored for the period set out in this Policy and are deleted within ninety (90) days upon the user's request or upon termination, subject to applicable legal retention requirements.会議の録音およびトランスクリプトは、本ポリシーに定める期間保管され、ユーザーの請求またはサービス終了時に、適用法令上の保存義務に従い削除されます。
• Unused Data: While the Service may receive certain metadata or system logs during standard operation (e.g., IDs in Slack payloads), the Company does not use such data for any feature or purpose other than maintaining service connectivity and security.未使用データについて：本サービスは、通常の運用上、一定のメタデータまたはシステムログ（例：Slack のペイロードに含まれる ID 情報等）を受領する場合がありますが、当社は、サービスの接続性および安全性の維持以外の機能または目的のためにこれらを利用しません。

5. Security 5. セキュリティ

The Company implements security measures consistent with industry standards, including encryption of data in transit and at rest, access controls and authentication, regular security assessments, and incident-response procedures. 当社は、業界標準に準拠したセキュリティ対策（通信時および保存時のデータ暗号化、アクセス制御および認証、定期的なセキュリティ評価、インシデント対応手順を含む）を実施します。

In the event of a security incident involving a user's data (such as a personal data breach or unauthorized access), the Company will notify the affected users without undue delay and in any event within seventy-two (72) hours of becoming aware of the incident. ユーザーのデータに関するセキュリティインシデント（個人データの漏えい、不正アクセス等）が発生した場合、当社は、不当な遅滞なく、かつ認知後72時間以内に、影響を受けるユーザーに通知します。

6. Information Sharing and Subprocessors 6. 情報の共有および委託先（サブプロセッサ）

The Company does not provide personal information to third parties except where required by law or with the user's consent. 当社は、法令に基づく場合またはお客様の同意がある場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。

To provide the Service, the Company engages subprocessors, who are bound by confidentiality and data-protection obligations and act only on the Company's instructions. These fall into the following categories: 当社は、本サービスの提供のために委託先を利用します。これらの委託先は、守秘義務およびデータ保護義務を負い、当社の指示に従ってのみデータを取り扱います。委託先は、以下のカテゴリに分類されます。

• Cloud infrastructure and data hosting.クラウドインフラおよびデータ保管。
• Meeting-attendance and recording services.会議同席・録音サービス。
• Speech-to-text (transcription) providers.文字起こし（音声認識）事業者。
• AI / large-language-model providers.AI／大規模言語モデル事業者。

The specific providers within these categories may change as the Service evolves. これらのカテゴリにおける具体的な事業者は、本サービスの発展に伴い変更されることがあります。

Cross-border transfer: Personal data is stored in Japan. To provide the Service, meeting audio, transcripts, and related content are transmitted to transcription and AI providers, some of which are located outside Singapore and Japan, including in the United States. The Company ensures, through contractual safeguards such as data-processing agreements, that such transfers receive a standard of protection comparable to the PDPA. For users in Japan, such transfers are conducted in accordance with the APPI, on the basis that the recipients maintain protective measures equivalent to APPI standards under data-processing agreements; information about the destination country and those measures is available on request. As stated in Section 2, this content is used to generate outputs for the user and is not used for AI/ML model training. 越境移転：個人データは日本国内で保管されます。本サービスの提供のため、会議の音声、トランスクリプトおよび関連コンテンツは文字起こし事業者および AI 事業者に送信され、その一部はシンガポールおよび日本国外（米国を含む）に所在します。当社は、これらの移転について、データ処理契約等の契約上の保護措置により、PDPA と同等の保護水準が確保されるようにします。日本のユーザーについては、当該移転は、移転先がデータ処理契約に基づき APPI 基準に相当する保護措置を講じていることを前提として、APPI に従って行われます。移転先の国名および当該措置に関する情報は、ご請求に応じて提供します。第2項に記載のとおり、当該コンテンツはユーザー向けのアウトプット生成に利用され、AI／機械学習モデルの学習には利用されません。

7. Your Rights 7. お客様の権利

You have the following rights regarding your personal information: お客様は、ご自身の個人情報に関して、以下の権利を有します。

• Confirmation, correction, and deletion of your information.ご自身の情報の確認、訂正および削除。
• Suspension of service use.本サービスの利用停止。
• Cancellation of external service integration.外部サービス連携の解除。
• Data export: you may request export of your data in a commonly used, machine-readable format at any time during the term of the Service.データエクスポート：本サービスの利用期間中、いつでも一般的に利用可能な機械可読形式でのデータのエクスポートを請求できます。

Deletion Requests: You can request deletion of your data at any time by contacting us at the email address below. We will process and confirm deletion of your personal data within ninety (90) days of receiving a valid request. 削除請求について：お客様は、下記のメールアドレス宛に連絡することにより、いつでもご自身のデータの削除を請求できます。当社は、有効な請求を受領した日から90日以内に、削除を実施し、その完了を確認します。

Non-user participants: Individuals who are not users of the Service but whose personal data appears in meeting recordings or transcripts may also request deletion via the contact below. 非ユーザー参加者について：本サービスのユーザーではないものの、会議の録音またはトランスクリプトに個人データが含まれる方も、下記の連絡先を通じて削除を請求できます。

8. Contact Information 8. お問い合わせ先

For inquiries regarding personal information, please contact: 個人情報に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

General: info@wellbies.com.sg 一般：info@wellbies.com.sg

Security / data-breach: security@wellbies.com.sg セキュリティ／データ漏えい：security@wellbies.com.sg

9. Amendments 9. 改定

The Company may amend this Policy. The Company will notify users in advance of any material change through the Service or by email, together with the effective date. Continued use of the Service after the effective date constitutes acceptance of the amended Policy. 当社は、本ポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合、当社は、本サービス上または電子メールにより、効力発生日とともに、あらかじめユーザーに通知します。効力発生日以降に本サービスの利用を継続した場合、変更後の本ポリシーに同意したものとみなされます。

Effective Date: July 15, 2025
Last Updated: August 4, 2026 施行日：2025年7月15日
最終更新日：2026年8月4日